Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre l'invité et vous, l'hôte. Nous déduisons notre commission avant votre paiement, mais légalement, vous restez le prestataire de services et êtes donc responsable de l'émission de factures ou de reçus à vos invités.

Points importants :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par l'invité.
• Émettez les factures uniquement à partir du jour de l'arrivée de l'invité. Vous pouvez préparer le brouillon à tout moment auparavant.
• Les règles fiscales locales peuvent varier. Consultez un conseiller fiscal si vous avez des doutes.

Suis-je légalement tenu d'émettre des factures ?

Oui. Les hôtes sont légalement tenus de fournir aux invités une facture ou un reçu pour leur séjour. Holidu ne fait que faciliter le paiement et n'est pas le prestataire légal de l'hébergement, ce qui signifie que vous, en tant qu'hôte ou gestionnaire de propriété, restez entièrement responsable de l'établissement des factures.

Pour les hôtes professionnels opérant avec un numéro de TVA valide, l'émission d'une facture à la fin de chaque séjour est obligatoire, que l'invité la demande spécifiquement ou non. Cela soutient la conformité avec les réglementations fiscales et comptables locales.

Remarque pour les propriétés situées aux Îles Canaries :
Les Îles Canaries n'appliquent pas la TVA espagnole continentale (IVA). À la place, l'impôt indirect local IGIC s'applique. Les factures émises pour les propriétés situées aux Îles Canaries ne doivent pas inclure l'IVA mais doivent respecter les règles de l'IGIC.

Qu'est-ce que l'outil de facture invité ?

Pour faciliter les choses, Holidu fournit l'outil de facture invité, disponible dans votre compte hôte. L'outil aide les hôtes à créer des factures conformes à la législation directement via leur compte Holidu.

Caractéristiques principales :

• Création de factures en libre-service : Générez, modifiez et émettez des factures pour chaque réservation confirmée.
• Conformité légale : Soutient la conformité avec les règles fiscales locales et de l'UE.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, vérifiez les détails et émettez quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures additionnelles pour les services complémentaires comme les repas, les transferts ou les vélos électriques.

Veuillez noter qu'une fois une facture émise, elle ne peut pas être modifiée ou amendée. Si vous avez des doutes, choisissez « Enregistrer et fermer » pour la conserver comme brouillon. Une fois que vous sélectionnez « Enregistrer et émettre », elle devient définitive et inmodifiable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l'outil de facture invité

Il y a deux façons d'y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet « Finances » sur le côté gauche.
3. Sélectionnez ensuite Factures invité.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet Réservation sur le côté gauche. Sélectionnez ensuite la réservation pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
3. Sous Mes gains, cliquez sur Créer une facture pour vos invités.

Comment configurer les paramètres de votre facture invité

Pour vous assurer que vos factures sont professionnelles et conformes aux exigences fiscales locales, vous pouvez personnaliser vos détails et préférences d'affichage dans la section Paramètres de votre tableau de bord.

Mettez à jour votre profil d'hôte et d'entreprise

Assurez-vous que vos informations de contact et légales sont exactes, car elles sont utilisées pour vous identifier sur la facture.

• Détails de l'hôte : Vérifiez que votre nom, e-mail et nom de l'entreprise sont corrects.
• Adresse : Il s'agit de votre adresse commerciale légale ou de votre adresse de résidence principale. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour votre nom de rue, code postal et ville.

Personnalisez les paramètres d'affichage de la facture

Vous pouvez contrôler exactement quelles informations vos invités voient sur leurs factures en activant/désactivant les options suivantes dans Paramètres de facture :

• Afficher la TVA : Activez cette option si vous êtes une entreprise enregistrée et devez afficher la TVA sur les factures.
• Détails du pied de page : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer votre numéro de TVA, numéro d'identification fiscale personnelle, ou IBAN au bas du document.
• Texte du pied de page légal : Utilisez la zone de texte pour ajouter un texte personnalisé par défaut dans le pied de page légal (par exemple, un message de remerciement ou une clause légale spécifique requise par votre région).

Choisissez quelle entreprise émet la facture

Si vous gérez des propriétés sous plus d'une entreprise — par exemple, en tant que propriétaire, ou si une société gère la propriété en votre nom — vous pouvez maintenant contrôler laquelle est utilisée sur chaque facture.

Cela s'applique à vous si :

• Vous êtes propriétaire de la propriété directement, et vous facturez également par l'intermédiaire d'une entreprise distincte que vous dirigez, ou
• Une société de gestion gère la propriété en votre nom, et vous ou cette société devez émettre la facture

Quelle entreprise est utilisée dépend de la réservation — nous sélectionnons automatiquement celle qui s'applique à cette réservation spécifique. Si ce n'est pas correct, ou si vous souhaitez facturer en tant qu'entreprise différente, vous pouvez le modifier avant d'émettre.

Où le gérer : Paramètres > Factures. Vous verrez votre profil par défaut plus tous ceux que vous avez créés vous-même. Vous pouvez ajouter, renommer, modifier ou supprimer un profil à tout moment.

Avez-vous apporté des modifications manuelles ? Si vous modifiez les détails de la facture et qu'ils ne correspondent pas à un profil enregistré, nous vous demanderons si vous souhaitez les enregistrer comme nouveau profil — ainsi vous n'aurez pas à les retaper la prochaine fois.

Numéros de facture : chaque profil maintient son propre décompte et vous avertit avant un doublon, de sorte que vos numéros restent organisés peu importe l'entreprise pour laquelle vous facturez.

Étape par étape : créer la facture

Étape 1 : Sélectionnez les détails de la réservation

Choisissez l'ID de réservation pertinent et la langue préférée. Choisissez l'émetteur — nous le sélectionnons automatiquement, mais vous pouvez le modifier ici.

Étape 2 : Ajoutez les informations de l'invité

Entrez l'adresse de facturation de l'invité et son numéro de TVA (le cas échéant).

Étape 3 : Vérifiez et personnalisez

Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé sous le Pied de page légal. Le message ajouté dans le pied de page légal s'affichera sur la facture.

Étape 4 : Finalisez la facture

Vous avez trois options :

• Annuler : Quittez le formulaire sans enregistrer vos dernières modifications. Le brouillon reste dans votre liste.
• Enregistrer et fermer : Conservez-le en tant que brouillon pour des modifications ultérieures.
• Enregistrer et émettre : Finalisez la facture. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

Livraison

Une fois émise, la facture est envoyée automatiquement par e-mail à votre invité, avec le PDF en pièce jointe. Vous pouvez également télécharger le PDF depuis l'outil à tout moment, par exemple si l'invité la demande à nouveau.

Automatisez votre flux de travail

Sous Paramètres de numérotation automatique des factures, vous pouvez choisir de :

• Activer la génération automatique : Activez cette option pour que le système attribue automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture, ce qui vous fait gagner du temps en tenue de registres manuels.

Facturation pour les suppléments

Pour facturer les services additionnels au-delà du séjour de l'invité, créez d'abord la Facture de séjour, puis générez une Facture additionnelle séparée pour les suppléments.

Rappels importants

• Émettez toujours les factures pour le montant total payé par l'invité.
• Émettez uniquement à partir du jour de l'arrivée. Les brouillons peuvent être préparés plus tôt, et si un brouillon est toujours en attente après le départ de l'invité, nous vous envoyons un rappel par e-mail.
• La commission de Holidu est déduite avant le paiement, mais doit toujours figurer dans le montant total.
• Si une réservation est annulée, les invités peuvent demander une facture d'annulation.
• Holidu fournit l'outil, mais vous restez l'émetteur officiel