Important : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion. Il est possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans certains pays. Si vous ne trouvez pas votre autorité locale à sélectionner lors de la configuration, cela signifie que la fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre région.

FAQ – Fonction d'enregistrement des voyageurs

Qu'est-ce que la fonctionnalité d'enregistrement en ligne ?

La fonctionnalité d'enregistrement en ligne (Advanced Check-in) automatise la collecte des données des voyageurs et leur transmission aux autorités locales compétentes. Au lieu de remplir manuellement des formulaires gouvernementaux, vos clients reçoivent un formulaire sécurisé qu'ils peuvent compléter directement, et Holidu envoie automatiquement les informations à l'autorité appropriée.

Pourquoi devez-vous le faire ?

Dans de nombreux pays (Espagne, Italie, Portugal, Allemagne et autres), les propriétaires sont légalement obligés de collecter les informations des voyageurs et de les soumettre aux autorités locales peu après l'arrivée. Cette réglementation soutient la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. Un système fiable vous permet de rester dans le cadre légal avec un effort minimal.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonctionnalité d'enregistrement en ligne dans votre compte Holidu automatise ce processus en envoyant à vos clients un formulaire où ils peuvent fournir les données requises. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données — plus besoin d'entrée manuelle dans les systèmes gouvernementaux.

Vos principaux avantages :

• Conformité légale avec effort minimal
• Transfert automatique des données des voyageurs à l'autorité compétente
• Registre numérique des voyageurs que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
• Rappels automatiques et communication avec les clients intégrés
• Gratuit pour les propriétaires Holidu
• Gestion sécurisée et conforme à la vie privée des données sensibles des clients

Comment le configurer ?

Avant d'activer la fonctionnalité dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Nous supportons actuellement l'Espagne, le Portugal et l'Allemagne, et nous travaillons à l'ajout de l'Italie prochainement.

Région	Autorité	Directives
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des voyageurs en Italie et Rapports statistiques en Italie

Une fois que vous avez vos identifiants, suivez cet article pour configurer votre fonctionnalité d'enregistrement en ligne.

Que se passe-t-il en cas de problème de connexion ?

Si votre connexion aux autorités s'interrompt, vérifiez les points suivants :

• Vérifiez vos identifiants : Assurez-vous que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour l'autorité sont corrects.
• Vérifiez l'expiration : Les mots de passe expirés peuvent causer des transferts de données échoués. Mettez-les à jour dans la section "Compte" de Holidu.
• Vérifiez le statut de la connexion : Allez dans la section "Compte" pour voir si votre connexion est active.
• Contactez le support : Si le problème persiste, veuillez contacter le support Holidu pour assistance.

Comment connecter Ricestat à votre compte Chekin.io ?

Si vous utilisez une intégration tierce, veuillez consulter la documentation de ce service ou contacter le support Holidu pour des instructions spécifiques à votre configuration.

Dépannage : identifiants incorrects pour Ricestat

Si vous recevez une erreur d'identifiants incorrects pour Ricestat :

• Vérifiez que vous avez saisi correctement votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
• Réinitialisez votre mot de passe auprès du fournisseur Ricestat si nécessaire.
• Mettez à jour vos identifiants dans Holidu et réessayez.
• Si l'erreur persiste, contactez le support Holidu ou votre fournisseur Ricestat.

Comment cela fonctionne pour les clients ?

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passe :

1. Après la réservation, votre client reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplit les détails pour tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou pièce d'identité). Cela doit être répété pour chaque personne voyageant avec lui.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23h00 le jour de l'arrivée, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger votre registre des voyageurs ?

1. Allez à la fonctionnalité d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le registre, cliquez sur "Détails".

Questions fréquemment posées

Pourquoi Holidu propose-t-il cette fonctionnalité ?

La loi locale exige que les propriétaires enregistrent tous les clients auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, soutient la conformité légale et vous fait gagner du temps.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région — connectez-vous à l'autorité spécifique de votre pays et région.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées via les canaux supportés par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas supportées.

Puis-je envoyer les données des clients des réservations précédentes ?

Non. Le formulaire en ligne n'est déclenché que pour les futures réservations. Les réservations effectuées avant l'activation de la connexion de police ne sont pas couvertes. Vous devez enregistrer celles-ci manuellement dans le portail de votre autorité.

Quelles données des clients sont collectées et envoyées ?

Détails personnels (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro de pièce d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles au propriétaire (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurai-je accès aux données des clients ?

Nous affichons uniquement les noms et l'âge des clients, ce qui est l'information requise pour le registre des voyageurs. Nous n'affichons pas d'informations supplémentaires comme les numéros de pièce d'identité.

Que se passe-t-il si les clients fournissent leurs informations puis annulent la réservation ?

Si le client annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Recevrai-je une notification quand les clients fournissent leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications. Cependant, vous pouvez voir si les clients ont fourni leurs données pour chacune de leurs réservations.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les clients doivent être enregistrés quel que soit l'âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas requises, mais la relation de la personne responsable doit être enregistrée.

Que se passe-t-il si les clients ne remplissent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il est toujours incomplet, vous pouvez soit :

• Remplir manuellement le formulaire en présence du client
• Renvoyer le lien

Les données doivent être soumises avant 23h00 le jour de l'arrivée pour bénéficier de la connexion automatisée.

Puis-je remplir le formulaire pour mes clients ?

Oui, directement depuis l'écran des détails de réservation. Vous pouvez également scanner leur pièce d'identité ou entrer les données manuellement lors de l'arrivée.

Puis-je modifier les données après soumission ?

Non. Une fois envoyées à l'autorité, les données ne peuvent