Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne (Check-in avancé) depuis votre portail Holidu et comment la gérer correctement. La fonction s'appuie sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, ce qui vous permet de rester conforme sans avoir à apprendre chaque processus d'autorité à partir de zéro.

1. Inscription auprès du portail gouvernemental responsable

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Selon votre région, voici les options disponibles :

Région	Autorité	Directives
Espagne (sauf Catalogne/Pays basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie Déclaration statistique en Italie

Cette étape est obligatoire avant de continuer. Une fois enregistré, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe et, dans certains cas, un code de propriété ou de loueur, que vous entrerez dans votre compte Holidu pour configurer la connexion.

2. Comment connecter votre propriété à l'autorité avec la fonction d'enregistrement en ligne

1. Depuis votre application Holidu, allez dans le menu de gauche, cliquez sur « Outils », puis sélectionnez « Enregistrement en ligne ».
2. Vous verrez votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.
3. Un écran affichera la liste de vos propriétés, incluant l'état de la connexion pour chacune d'elles. Cliquez sur la propriété spécifique que vous souhaitez connecter.
4. Complétez le formulaire avec les détails du pays où se trouve la propriété.
5. Faites défiler vers le bas, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez l'autorité appropriée et entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe et tous les identifiants requis dans les champs. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici — utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité.
6. Cliquez sur « Valider ».
7. Une fois activé avec succès, cliquez sur « Enregistrer les modifications » à la fin du formulaire.
8. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre propriété est maintenant connectée à l'autorité responsable.
9. Pour éviter les erreurs, assurez-vous de ce qui suit :
   • Utilisez le code fiscal d'hôte correct. Il s'agit soit de votre numéro d'identité, soit du NIE si vous n'êtes pas espagnol.
   • Entrez votre numéro d'identité ou NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité locale — et non votre identifiant Holidu.
10. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et voir que la connexion est active.

3. Comment cela fonctionne-t-il ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici ce à quoi vous devez vous attendre :

3.1 Processus pour le client

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passe :

1. Après la réservation, votre client reçoit un courrier électronique (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplit les détails pour tous les voyageurs, y compris la numérisation des documents (passeport ou pièce d'identité). Ceci doit être répété pour chaque personne voyageant avec lui.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23h00 le jour de l'enregistrement, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

3.2 Comment reconnaître l'état sur la page de réservation

Statut	Description
Commencé, mais données manquantes	Vous pouvez voir si vos clients ont déjà commencé le processus. Tant qu'il n'est pas terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut s'affichera comme incomplet.
Données client complètes mais non encore transférées (car la date d'enregistrement est dans le futur)	Les données client sont complètes et prêtes à être envoyées.
Données client transférées avec succès à l'autorité	Le transfert des données vers l'autorité a réussi.
Erreur dans la déclaration des données	S'il y a eu une erreur lors du transfert des données, vous verrez ce message. Ci-dessous, nous partageons quelques conseils pour résoudre ce problème vous-même.

3.3 Dépannage

Problème	Que faire
⚠️ Données incomplètes ou manquantes	Rappelez aux clients ou remplissez manuellement le formulaire via la vue des détails de réservation. 5 jours avant l'enregistrement, vos clients recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement à nouveau.
❌ Erreur dans le transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. Si vous avez déjà vérifié et que l'erreur persiste, contactez le support pour vous aider à résoudre le problème.

4. Comment télécharger le registre des clients

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le registre des clients, cliquez sur « Détails ».
3. Dans la zone supérieure de la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, trouvez la réservation avec le nom du client principal, cliquez dessus, puis cliquez sur « Télécharger tout ».

5. Comment remplir manuellement les données du client

1. Une fois dans la fenêtre d'enregistrement en ligne, cliquez sur l'onglet réservations.
2. Vous verrez la liste des réservations, identifiées par le nom du client principal. Il y a aussi une colonne affichant l'état des données et du transfert.
3. Si vous cliquez sur « Info sur le statut », le sens de chaque icône s'affichera en fonction de sa couleur.
4. Cliquez sur le nom du client pour ouvrir la page « détails du client », où vous pouvez remplir ses informations.

6. Comprendre les couleurs de statut de base

Statut	Icône/Libellé	Ce que cela signifie	Action recommandée
Tous les clients enregistrés	Bleu • Terminé	Le client a entré toutes les informations requises ; les données sont prêtes pour la soumission (le cas échéant).	Aucune action requise ; vérifiez les détails si les règles locales l'exigent.
Enregistrement du client en attente	Gris • En cours	Le client n'a pas encore rempli tous les champs requis.	Contactez le client pour compléter les détails manquants.
Soumission à la police réussie	Bleu • Soumis	Les données du client ont été transmises aux autorités comme requis.	Procédez à la communication standard avant l'arrivée.
Soumission à la police échouée	Rouge • Échoué	Une erreur s'est produite lors de la soumission des données aux autorités.	Vérifiez la validité des données ; escaladez vers le support si le problème persiste.

Note importante : si le transfert de données a échoué parce que la connexion aux autorités n'a pas été configurée correctement, vous devrez corriger la connexion aux autorités, corriger les informations du client afin qu'aucun champ ne manque, puis utiliser l'option de renvoi manuel.

7. Comment essayer manuellement d'envoyer les données aux autorités

Si l'envoi automatique a échoué, vous pouvez essayer d'envoyer les données manuellement — mais il est important de vérifier que la connexion est corrigée et que les données client requises sont complètes :

1. Assurez-vous